Как выбрать подрядчика для автоматизации бизнеса

Подрядчика по автоматизации стоит выбирать не по списку технологий, а по тому, как он разбирает вашу задачу, что показывает до оплаты и что остаётся у вас после проекта. Хороший подрядчик сначала задаёт вопросы о процессе, называет, где автоматизация не окупится, предлагает проверку на небольшом участке и закрепляет результат в договоре. Ниже — вопросы, которые помогают это проверить.

Мы сами работаем подрядчиком, поэтому читайте этот список критически и задавайте те же вопросы нам.

Вопросы о задаче

1. Что вы хотите понять о нашем процессе до оценки? Если подрядчик называет цену после короткого разговора, он оценивает свою типовую работу, а не вашу задачу.

2. Где автоматизация у нас не окупится? Подрядчик, который видит пользу везде, либо ещё не разобрался, либо продаёт готовое решение любому клиенту.

3. Как будем считать результат? Договоритесь о показателях до старта: сколько времени занимает процесс, сколько в нём ошибок, сколько заявок теряется. Снять их нужно до запуска. Как это сделать, разобрано в материале как считать эффект автоматизации.

Вопросы об опыте

4. Какие похожие задачи вы уже решали? Просите рассказать, что было до запуска, что сделали и что не получилось с первого раза. Название клиента могут не раскрыть, но ход работы описать можно.

5. Можно ли увидеть работающую систему? Демонстрация или запись работы говорят больше, чем презентация.

6. Что здесь уже готово, а что ещё предстоит сделать? Просите подрядчика разделить эти части. «Скоро будет» и «работает у клиента» — разные статусы.

Вопросы о ходе проекта

7. Что мы увидим до основной оплаты? Это может быть разбор процессов, прототип экранов или пилот. Чем раньше вы видите результат, тем дешевле исправить ошибку.

8. С какого участка предложите начать? Запуск сразу на всю компанию повышает риск. Пилот на одном участке показывает, работает ли решение на ваших данных.

9. Что потребуется от наших сотрудников? Подрядчик не узнает процесс без ваших людей. Если он обещает сделать всё без их участия, система может не совпасть с реальной работой.

Вопросы о том, что будет после запуска

10. Кому принадлежат код, данные и доступы? Это нужно закрепить в договоре. Уточните, сможете ли вы выгрузить данные и передать поддержку другой команде.

11. Кто отвечает, если что-то сломалось? Спросите, что входит в поддержку, как быстро отвечают и что будет, если изменится банк, 1С или внешний сервис.

12. Как сотрудники научатся работать в системе? Система без обучения и понятного регламента часто заканчивается возвратом к таблицам.

Если речь идёт об ИИ

Здесь добавьте ещё три вопроса:

• Как проверяется качество ответов? Просите показать проверку на реальных примерах, а не на удачной демонстрации.
• Куда уходят наши данные? Уточните, какие данные передаются внешним сервисам, кто имеет к ним доступ и можно ли развернуть часть решения в вашем контуре.
• Что происходит, когда ИИ не уверен? Сложные случаи должны доходить до человека.

Какие ответы должны насторожить

• Точная цена и срок названы до разбора процесса.
• Результат обещан в процентах, но неизвестно, как его будут считать.
• Подрядчик не может объяснить решение простыми словами.
• Вопросы о коде, данных и поддержке откладываются «на потом».
• Вам предлагают сразу заменить всё, не проверив на одном участке.

Что закрепить в договоре

Состав работ, этапы и критерии приёмки, порядок оплаты, права на результат, доступ к данным, условия поддержки и порядок передачи проекта. Приложением к договору удобно сделать техническое задание: тогда стороны проверяют результат по одному документу.

Если задача уже понятна, посмотрите, как мы подходим к автоматизации бизнеса, и задайте нам те же вопросы.