Готовая CRM или разработка на заказ — что выбрать

Готовая CRM обычно лучше, если продажи устроены типично: заявка, сделка, задача, напоминание, отчёт. Разработка на заказ оправдана, когда ваш процесс сам по себе важная часть бизнеса и готовая система заставляет отказываться от него или вести рядом таблицы. Начинать разумно с проверки: можно ли закрыть задачу готовой программой с настройкой. Если можно, писать своё незачем.

Когда хватит готовой CRM

• Процесс продаж типовой и похож на то, что заложено в программе.
• Задача срочная. Готовую систему можно настроить и опробовать быстрее, чем разработать новую.
• Нужно проверить, будут ли менеджеры вести CRM. Если команда ещё не привыкла записывать сделки, дорогая своя система этого не исправит.
• Интеграций немного, и нужные уже есть среди готовых подключений.
• Нет человека, который будет отвечать за развитие системы и принимать по ней решения.

Когда разработка на заказ оправдана

• Продажи связаны с особым учётом. Например, сделка зависит от остатков, техники, маршрутов или производства, и эти данные должны жить вместе.
• Рядом с CRM всё равно ведут таблицы, потому что программа не умеет считать нужное.
• Нужен кабинет для клиента со своими условиями и своими ролями доступа.
• Сотрудники тратят время на обход ограничений программы, и настройки уже не помогают.
• Система становится частью продукта, а не только внутренним инструментом.

Шесть вопросов перед решением

1. Что именно не получается сейчас? Заявки теряются, отчёты собираются вручную или не сходятся данные? Это разные задачи.
2. Можно ли решить это настройкой? Попросите показать ваш реальный процесс в готовой программе, а не общую демонстрацию.
3. Сколько это будет стоить за весь срок? У готовой CRM считайте подписку, настройку, доработки и подключения. У своей — разработку, поддержку и развитие.
4. С чем система должна обмениваться данными? Проверьте 1С, банк, телефонию, мессенджеры и сайт. Узнайте, что работает из коробки, а что придётся дорабатывать.
5. Кто будет отвечать за систему внутри компании? Без такого человека быстро устареет и готовая, и своя.
6. Что будет с данными, если вы решите уйти? Уточните, как выгрузить клиентов, сделки и переписку, кому принадлежит код и доступы.

Как ошибаются чаще всего

Сравнивают только первый платёж. Подписка кажется дешевле разработки, но к ней могут добавиться доработки и обход ограничений. Своя система, наоборот, требует денег и после запуска: она не заканчивается в день сдачи.

Копируют все привычки в новую систему. Разработка на заказ не означает, что нужно воспроизвести каждую старую таблицу. Сначала стоит понять, какие шаги вообще нужны.

Покупают систему вместо порядка в процессе. Если неясно, кто отвечает за заявку, программа сама этого не решит. Про эту проблему есть отдельный материал: когда за заявку отвечают все, не отвечает никто.

Третий вариант: готовая основа и настройка под вас

Выбор не всегда бинарный. Иногда подходит уже собранная система для вашей отрасли, которую настраивают под процессы компании. Например, у нас такие продукты есть для автопарков и спецтехники (parkoERP) и для оптовой торговли (optoERP). Нашу CRM мы пока разрабатываем, поэтому её здесь не предлагаем.

С чего начать

Опишите один полный путь заявки: откуда она пришла, кто и где её ведёт, какие данные нужны на каждом шаге и где она теряется. С этим описанием можно сравнивать и готовые программы, и подрядчиков.

Если готовой системы не хватает, посмотрите, как проходит разработка CRM и ERP на заказ. Выбрать исполнителя помогут вопросы к подрядчику.