1С или своя система — что выбрать для учёта

Выбирать между 1С и своей системой приходится не всегда: часто достаточно оставить в 1С бухгалтерию, а оперативную работу вести там, где сотрудникам удобно, и связать обе системы обменом. Замена 1С оправдана реже, чем кажется. Своя система нужна там, где 1С не подходит для ежедневной работы людей, а не там, где она просто выглядит устаревшей.

Три варианта вместо одного

• Доработать 1С. Подходит, если задача близка к тому, что программа уже умеет, и рядом есть специалист, который сможет её поддерживать.
• Связать 1С с другой системой. Бухгалтерия остаётся в 1С, а склад, заявки, кабинет клиента или учёт техники живут отдельно. Нужные данные передаются обменом.
• Сделать свою систему. Подходит, если отдельная система становится главным местом работы для участка. Даже тогда 1С не всегда нужно убирать.

Что обычно оставляют в 1С

Если бухгалтерия и отчётность уже настроены и бухгалтеры работают в программе уверенно, переносить их без веской причины рискованно. Ошибка здесь обойдётся дороже, чем неудобный экран. Перед любым изменением в этой части посоветуйтесь со своим бухгалтером.

Что часто выносят в отдельную систему

• Работу вне офиса. Механику, курьеру или торговому представителю нужен простой экран на телефоне.
• Кабинет для клиента. Оптовый покупатель должен видеть только свой каталог, цены и заказы.
• Быстро меняющиеся процессы. Если заявки и этапы часто меняются, им нужна система, которую удобно менять вместе с ними.
• Учёт, которого в 1С нет. Например, наработка техники, ТО, расход топлива и табель могут жить в отдельном контуре, а итоги передаваться дальше.

Пять вопросов перед решением

1. Кто вводит данные и где он находится? Если человек работает на складе или в поле, проверяйте удобство именно там.
2. Какие данные должны попасть в бухгалтерию? Часто это не всё, а только итоговые документы и суммы.
3. Где сейчас возникает двойной ввод? Именно он обычно показывает, какой обмен нужен в первую очередь.
4. Кто будет поддерживать решение? Учитывайте и доработки 1С, и отдельную систему.
5. Какая система будет главной для каждого вида данных? Цены, остатки и контрагенты должны иметь один источник, иначе данные начнут расходиться.

Как понять, что хватит интеграции

Интеграции обычно достаточно, если сама работа в программах устраивает людей, а проблема в ручном переносе. Типичные признаки: бухгалтер построчно вносит выписки, данные из CRM или таблицы копируют в 1С, а отчёт приходится собирать из нескольких файлов.

В таких случаях не нужно ничего менять целиком. Например, перенос можно свести к загрузке файла одной кнопкой, если прямого подключения нет. Подробнее об этом — на странице интеграция 1С с CRM, банком и сайтом.

Как понять, что нужна своя система

Своя система заслуживает разбора, когда:

• сотрудники обходят программу и ведут основной учёт в таблицах;
• разным подразделениям нужны разные экраны и права, а настройка получается сложной;
• клиентам или сотрудникам в поле нужен простой отдельный доступ;
• ключевой процесс компании не удаётся описать в текущей программе.

Начинать лучше с одного участка, не трогая остальное. Так можно проверить систему на реальной работе и договориться, какие данные и как будут попадать в 1С. О том, как это устроено, рассказано на странице разработка CRM и ERP на заказ.

Чего лучше не делать

Менять всё одним проектом. Одновременный перенос бухгалтерии, склада и продаж затрудняет поиск ошибок.

Хранить одни и те же данные в двух главных системах. Если цену можно изменить в обеих, через время они разойдутся.

Выбирать без тех, кто работает в программе. Бухгалтер, кладовщик и менеджер быстрее других покажут, что на самом деле мешает.