Пять признаков, что складу пора уйти из Excel

Склад пора переводить из Excel в систему учёта, когда остаток живёт в нескольких местах сразу, менеджеры продают то, чего уже нет, а статус заказа выясняют звонками. Таблица работает, пока товаров мало и все сидят в одной комнате. Когда компания растёт, о расхождении она узнаёт не из отчёта, а от клиента, который уже купил у других.

Вот пять признаков. Если узнали хотя бы два — пора.

1. Остаток живёт в пяти местах

Файл склада, файл продаж, 1С, бухгалтерия и сама полка. Каждый ведёт свою цифру, и ни одна не совпадает с другими. Чтобы узнать, сколько товара на самом деле, приходится идти и считать.

2. Менеджер продаёт то, чего уже нет

Клиенту пообещали, а склад не подтверждает: товар ушёл вчера, но таблицу ещё не обновили. Менеджер перезванивает клиенту с извинениями — и хорошо, если клиент не ушёл к конкуренту.

3. Никто не знает, где заказ

Собран ли, отгружен ли, у кого застрял — выясняют по телефону. Руководитель узнаёт о проблеме, когда клиент звонит уже ему.

4. Цифра в таблице не видит того, что на полке

Пересорт, недостача, брак, товар в пути — в таблице этого нет. Она хранит одно число, а на складе у товара несколько состояний. Отсюда инвентаризации по выходным и расхождения, которые никто не может объяснить.

5. Учёт держится на одном человеке

Файл понимает один сотрудник, который знает все формулы и связи между листами. Он в отпуске — учёт стоит. Он ушёл — учёт приходится собирать заново.

Что меняется в системе учёта

В одной системе приход, отгрузка и перемещения меняют остаток сразу, а не в конце дня. Заказ идёт по этапам — собран, подтверждён, отгружен, — и видно, где он застрял и у кого. Инвентаризация сверяет фактические остатки с учётными и показывает расхождение, а не прячет его.

Для оптовых компаний это ещё и B2B-магазин: покупатель сам собирает заказ со своими ценами, и менеджер не переписывает заявки из мессенджеров руками.

С чего начать

Не нужно переносить всё за один день. Сначала — разобрать, как учёт ведётся сейчас и где расходятся цифры. Потом перенести номенклатуру, цены и остатки и запустить систему на одном складе. Остальное — после того как первый склад заработал.

Мы для этого сделали optoERP — систему для склада и оптовой торговли, она готова к внедрению. Подробнее — на странице Учёт склада и оптовой торговли.